16+

Офисы можно объединить в единую сеть связи

03/10/2012

Офисы можно объединить в единую сеть связи

Вполне обычную задачу по связи офисов между собой вполне можно решить, даже если начальные условия не являются типовыми. Причем далеко не всегда потребуется дорогостоящее инженерное решение, иногда можно обойтись и стандартными функциями устройств связи.


           Описываемая организация имеет разветвлённую структуру: в центре Санкт-Петербурга расположен основной офис, производство отнесено в пригород, на территории города распределены магазины. Кроме того, имеются региональные филиалы и сеть магазинов в различных городах, плюс распределительные центры. Все эти точки необходимо объединить общей телефонной сетью. При этом внутренняя телефония требовалась такая, чтобы общение между сотрудниками было простым и удобным, как если бы они все работали в одном здании. По корпоративному телефону работники должны были иметь возможность быстро связаться друг с другом, но самое важное, требовалось, чтобы клиенты и партнеры всегда могли дозвониться в организацию и при необходимости любой сотрудник мог легко переключить звонок на другого специалиста, другой отдел или даже другой филиал компании. Одним словом, телефония, объединяющая все точки организации, должна была быть единая, обеспечивать надёжную связь и работать на улучшение бизнес-процессов.

Средствами связи в данном случае у нас выступали стационарные корпоративные, сотовые рабочие и домашние телефоны некоторых работников, что в общей сложности составляет порядка 500 аппаратов. В общую сеть должны были быть интегрированы в сервисный номер 8-800, имеющиеся 50 городских и 300 мобильных номеров.

Были проанализированы различные виды связи, исключая мобильные, после чего удалось четко определиться: вариант – SIP телефония. По сравнению с традиционной фиксированной связью, она, с одной стороны, является более дешёвой и доступной, а с другой, предлагает недорогие и функциональные облачные телекоммуникационные решения для бизнеса, позволяющие решить задачу. Всё, что надо для подключения SIP телефонии – высокоскоростной интернет-доступ, что означает отсутствие трат на проводку и монтаж.

Данные условия определили и выбор телефонной станции, способной объединить все телефоны в единую сеть – здесь наилучшим решением оказалась Виртуальная АТС. Почему? Во-первых, её стоимость, как в части подключения, так и обслуживания, во много раз ниже цифровой, а во-вторых, по своему функционалу она на порядок лучше своих "железных" собратьев. Одним словом, предварительные расчёты дали нужную картину. А сейчас о том, как всё это было реализовано и применено на практике.

Определяемся с ключевыми моментами

В первую очередь, необходима компания, которая выполнит проект «под ключ».

В ходе переговоров было принято решение подключить на организацию виртуальные номера. Такую которая сможет подключать исключительно многоканальные номера, способные принять одновременно любое количество звонков. Такие номера не имеют географической привязки. В целом же, воспользовавшись данным предложением, мы серьезно сэкономили, подключив на каждое из трех направлений компании один санкт-петербургский многоканальный номер, и отказавшись от имевшихся прямых номеров. Оставлены были только номера магазинов и те, которые были завязаны на оптовых продажах.

Ого, расширяем географию продаж!

Помимо этого большим плюсом оказалась возможность подключения прямых телефонных номеров в тех городах, в которых у нас не было до этого ни представительств, ни филиалов. Зачем, спросите вы? Ответ прост – расширение географии продаж. Отметившись, таким образом, в нужном нам городе мы получили так называемый виртуальный телефонный офис. При этом в данном случае для нас это оказалось наилучшим вариантом. Дело в том, что модель бизнеса предусматривает все общение с клиентами либо по телефону, либо по электронной почте. Потребности посещать офисы у покупателей нет. Таким образом, мы избавились от нужды тратиться на реальное представительство. Высвободившиеся же средства мы пустили на маркетинговые мероприятия в интересующих нас регионах, обеспечив тем самым первый поток потенциальных клиентов. К слову, как показала практика использования подобных региональных телефонных номеров, звонят на них с большей охотой, чем на номер в коде "8 800". И принимаем мы звонки на такие номера (учитывая отсутствие географической привязки) прямо у себя в центральном офисе в Санкт-Петербурге.

Повышаем производительность труда.

Сегодня много компаний используют в своей работе CRM-системы. И наша не является исключением. Как оказалось в процессе переговоров, выбранная телефония интегрируется с подобными бизнес-приложениями. Плюс для нас от такого "сращивания" оказался в том, что, к примеру, наши менеджеры коммерческого департамента полностью избавились не только от телефонных аппаратов у себя на столе, надобности постоянно поднимать трубку, но и значительно ускорили обработку входящих звонков. На практике это выглядит следующим образом: менеджеру поступает звонок от клиента, который приходит ПРЯМО в CRM-систему на его компьютер. Пока идет вызов, на экране монитора у менеждера не только высвечивается оповещение о том, что ему звонят, но и всплывает из CRM-ки карточка звонящего клиента, в которой уже содержится вся информация по нему. Таким образом, при входящем звонке наш сотрудник уже знает, кто ему звонит, он избавлен от ненужных действий по поиску в базе данных информации об этом человеке, его компании, может сразу ответить на все интересующие вопросы и тут же, к примеру, всего в один клик отправить ему счет по факсу или иные платежные документы. Совершить звонок в данном случае нужному клиенту менеджер может всего в один клик, как из скайпа, что так же оптимизировало его работу.

Помимо этого предлагаемое решение позволило нам наладить сбор статистики по телефонным переговорам, что значительно дисциплинировало наших сотрудников. Теперь каждый занимается своим делом, зная, что его всегда могут проверить на предмет того, сколько он звонков совершил, сколько принял, о чем говорил, с кем, а главное, насколько грамотный он специалист.

Экономика проекта.

Чтобы начать полноценно пользоваться всеми возможностями Виртуальной АТС, нам достаточно было обеспечить ряд подразделений подключением к сети Интернет. По итогу удалось значительно сократить расходы на телефонизацию, так как отпала необходимость приобретать дорогое спецоборудование, тратиться на его установку, настройку и специальное ПО. Стоимость Виртуальной АТС и подключения виртуальных номеров составила всего несколько тысяч рублей. Ежемесячные траты, куда входит абонентская плата за использование Виртуальной АТС и обслуживание номеров, также невелики – несколько сотен рублей. Также в 5-10 раз удалось снизить расходы на местную связь и межгород. Да, и звонки между сотрудниками внутри корпоративной сети стали бесплатными, как и все входящие вызовы на прямые городские номера.

Наконец, стоит отметить, что с Виртуальной АТС можно получить целый ряд таких дополнительных опций, как голосовое меню, 5 внутренних линий, возможность получать и отправлять факсимильные сообщения без специального оборудования, конференц-связь без ограничения числа участников, функцию записи разговоров, голосовую почту и интеллектуальную переадресацию входящих звонков.                   

Фото vsisumy.com











Lentainform